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Timeo.Cloud: dagli adempimenti normativi commerciali verso un'opportunità di business
Quando una società di vendita stipula un contratto di fornitura con un nuovo cliente, secondo quanto previsto dal Codice di Condotta Commerciale, è tenuta a produrre una serie di documenti da allegare al plico contrattuale. Allo stesso modo è tenuta a pubblicare sul Portale Offerte ARERA le proprie offerte di vendita dedicate al mass market, come definito dalla delibera 51/2018/R/com.
Il nuovo prodotto Timeo.Cloud non solo automatizza la produzione e la messa a disposizione del CRM di tali documenti e la pubblicazione delle offerte sul Portale, ma coglie un'ulteriore opportunità di business. Partendo dai dati delle offerte trasmessi dal CRM, permette di confrontare il proprio posizionamento strategico nel mercato Gas & Power e di simulare la stima della spesa annua di una fornitura da mettere poi a disposizione dei processi di contract management in capo al CRM.
Offering e produzione documentale: le criticità in capo agli operatori
La produzione obbligatoria di documenti da allegare al plico contrattuale per un Back Office o un reparto commerciale è un'attività time consuming e soggetta ad un certo livello di complessità. Per ogni singola offerta di vendita a catalogo, infatti, vanno generati una serie di documenti e questa attività, naturalmente, presenta numerosi elementi di complessità.
In primis, al momento della stipula del contratto vi è innanzitutto l’obbligo normativo di allegare il relativo documento ovvero il plico contrattuale. A questo documento vanno poi allegati altri documenti e nello specifico:
- Le schede sintetiche, le schede di confrontabilità e la tabella di stima della spesa annua domestica che per la loro compilazione devono seguire un template definito da ARERA nel Codice di Condotta Commerciale;
- Le CTE o Condizioni Tecnico-Economiche che invece presentano un template "libero" a fronte però di indicazioni di massima sulle informazioni che questo documento deve assolutamente contenere.
Consideriamo inoltre il fatto che per compilare schede sintetiche e schede di confrontabilità è necessario inserire la tabella di stima della spesa annua e per fare ciò è indispensabile reperire svariati dati da diverse fonti e, per alcuni di essi, applicare degli algoritmi di calcolo.
Trovare una soluzione software che generi questi documenti come previsto dalla normativa e che sia anche in grado di personalizzarli è difficile. Ciascun operatore del mercato Gas & Power, infatti, a valle di quello previsto dalla normativa, solitamente personalizza il layout grafico dei documenti che genera agendo su colori, interlinea, dimensioni del testo, font, immagini, predisposizione dei dati, ecc. Normalmente le soluzioni presenti sul mercato non coprono tutte queste esigenze ed è quindi spesso necessario rivolgersi a più fornitori o comunque lavorare parallelamente su più sistemi per soddisfare queste specifiche esigenze.
Inoltre, una volta create a scaffale le offerte dedicate al mass market, oltre ad avere la documentazione del plico contrattuale pronta da allegare, queste devono essere anche pubblicate sul Portale Offerte per rispettare gli obiettivi di trasparenza nel mercato definiti dall’Autorità secondo quanto previsto dalla delibera 51/2018/R/com.
Dal 2018 Acquirente Unico gestisce anche il Portale Offerte, istituito sulla base delle disposizioni dell’Autorità, in attuazione della legge 124/2017.
Il Portale Offerte è il sito pubblico dove clienti domestici e piccole imprese possono confrontare e scegliere in modo immediato, chiaro e gratuito le offerte di elettricità e gas naturale. Consiste sostanzialmente in un motore di ricerca che fornisce informazioni su funzionamento ed evoluzioni attese dei mercati energetici.
Nel corso del 2018 sono state rese disponibili a portale per la consultazione:
- Le offerte PLACET (Prezzo Libero a Condizioni Equiparate di Tutela);
- Le tariffe dei Servizi di Tutela (Servizio di Maggior Tutela e Servizio di Tutela Gas);
- Le offerte del mercato libero.
Tale processo prevede l'invio ad ARERA di un file XML normato da popolare secondo degli standard previsti da Acquirente Unico. La complessità di tale processo è dovuta principalmente a:
- L'onerosità per l'operatore della compilazione manuale di tale tracciato;
- L’elevato effort operativo richiesto all’utente per accedere manualmente al portale del SII per caricare l'XML delle offerte da pubblicare;
- Il rischio di commettere errori manuali in fase di popolamento del tracciato o caricamento del file XML;
- L’utilizzo di tempo e risorse per svolgere questa attività per ogni singola offerta a scaffale e per tutte le volte che le tali offerte vengono aggiornate.
Offering e produzione documentale: la soluzione Timeo.Cloud
Tutte le criticità sopra elencate possono essere risolte di fatto automatizzando e semplificando sia l’intero processo di gestione della produzione documentale legata all’offering Gas & Power, sia la pubblicazione delle offerte sul PO. Come? Grazie a Timeo.Cloud, il software che elimina l'operatività "ripetitiva" in carico all'utente lasciandogli svolgere, in tema di offerte, solo le attività a maggior valore aggiunto.
GENERAZIONE AUTOMATICA DELLA DOCUMENTAZIONE CONTRATTUALE
Il software produce la documentazione contrattuale in automatico semplicemente recuperando dall’esterno le offerte e i dati che la compongono. È infatti il software che riconosce e recepisce in autonomia i dati necessari a produrre i vari documenti a partire da quelli che gli sono messi a disposizione.
CALCOLO AUTOMATICO STIMA DELLA SPESA ANNUA
Timeo.Cloud è inoltre in grado di applicare gli opportuni algoritmi per calcolare in automatico i dati di output richiesti e che sono da inserire nella documentazione come, ad esempio, la stima della spesa annua.
PERSONALIZZAZIONE DEL LAYOUT GRAFICO DEI DOCUMENTI
Il software mette a disposizione un editor per personalizzare il layout grafico dei documenti naturalmente mantenendo tutti i campi previsti dalla normativa.
GENERAZIONE XML NORMATO E INVIO FLUSSO AL SII IN AUTOMATICO
Timeo.Cloud, una volta consolidati i dati relativi alle offerte, produce l’XML normato ed invia in automatico al SII i flussi relativi alle offerte da pubblicare su Portale Offerte recependone anche i flussi di esito.
Timeo.Cloud: oltre gli adempimenti normativi verso un'opportunità di business
Il software Timeo.Cloud è stato pensato per supportare l’operatività del CRM e predisporre tutta la documentazione contrattuale e pubblicare le offerte su PO.
Guardando al mercato solitamente sono piccole società di servizi che generano tutta questa documentazione oppure è un processo insito nel CRM stesso ma che, solitamente, presenta livelli di automatismo piuttosto ridotti.
Il nuovo prodotto Timeo.Cloud è nato quindi in primo luogo per adempiere in modo semplice agli obblighi normativi e semplificare ed efficientare i processi ma, in realtà vuole cogliere un’opportunità di natura commerciale di rilevanza strategica non indifferente.
Viste le informazioni che il software ha a disposizione per la sua operatività standard di creazione della documentazione contrattuale e di pubblicazione sul Portale Offerte, questo può espandere il perimetro delle funzionalità offerte permettendo agli utilizzatori di:
Valutare il proprio posizionamento strategico nel mercato a valle di un confronto con le offerte disponibili sul mercato e disponibili nella sezione Open Data del Portale Offerte.
Simulare una potenziale bolletta da inserire nei processi di contrattualizzazione, in particolar modo in quelli che si realizzano online ormai sempre più spesso di rilevanza crescente in molte realtà del mercato Energy & Utilities.
Le funzionalità di Timeo.Cloud
ADEMPIMENTI NORMATIVI
Gli adempimenti normativi che il software garantisce di rispettare sono:
- La produzione delle CTE o Condizioni Tecnico-Economiche, come da Codice di Condotta Commerciale;
- La produzione delle schede sintetiche, come da indicazioni e da template previsti dal Codice di Condotta Commerciale;
- Il calcolo della stima della spesa annua elettrica o gas da inserire nelle schede sintetiche per gli utenti domestici;
- La produzione, fino a diversa comunicazione di ARERA, delle schede di confrontabilità per la commodity energia come da template previsto dal Codice di Condotta Commerciale aggiornato al 2023;
- Il calcolo della stima della spesa annua da inserire, come da indicazione del Codice di Condotta Commerciale, nei documenti relativi ai processi di rinnovo, variazioni unilaterali ed evoluzioni automatiche insite nel CRM per gli utenti domestici e, in questo caso, anche per gli utenti non domestici;
- La generazione automatica dei flussi XML per la pubblicazione delle offerte sul PO, come previsto dalle specifiche tecniche del SII, con la ricezione dei relativi flussi di esito.
OPPORTUNITÀ COMMERCIALI
Partendo dal presupposto che il sistema ha già a bordo tutti i dati necessari per adempiere agli obblighi normativi, Timeo.Cloud coglie un'importante opportunità ampliando le funzionalità offerte a vantaggio della società di vendita e della sua area commerciale. Il sistema permette infatti di:
- Simulare le bollette utilizzando le offerte presenti a scaffale in modo da proporle poi ai potenziali clienti in fase di proposta contrattuale, funzionalità molto utile soprattutto nell’ambito digital;
- Valutare il proprio posizionamento nel mercato grazie al confronto tra offerte disponibili reso possibile dalla sezione Open Data del Portale Offerte. A valle di questa analisi è quindi possibile adottare eventuali strategie per aggiornare le offerte e modificare il proprio posizionamento strategico.
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